Sistem Informasi Manajemen : Konsep Dasar, Perkembangan, Hingga Peran Manajemen Sebagai Pengguna Sistem Informasi

Konsep Dasar, Perkembangan, Hingga Peran Sistem Informasi Manajemen - Perkembangan sistem informasi manajemen akhir-akhir ini telah membuat perubahan yang signifikan dalam model pengambilan keputusan baik pada tingkat operasional hingga pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan tersebut juga menyebabkan perubahan peran dari para manajer dalam mengambil sebuah keputusan. Mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan aktual sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Banyak contoh sistem informasi manajemen yang dapat kita pelajari. Banyak pula materi sistem informasi manajemen yang telah dikaji untuk memberikan pemodelan sistem yang solutif. Sistem informasi manajemen tidak hanya berbicara pada tataran perusahaan dan industri, namun juga pada ruang lingkup akademik seperti sistem informasi manajemen sekolah.

Kelas Informatika - Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan sebuah pengetahuan yang membahas tentang bagaimana pemanfaatan teknologi informasi dikaitkan dengan pentingnya proses pengambilan keputusan dalam sebuah manajemen. Selain itu pula, sistem informasi manajemen membahas mengenai perkembangan sistem beserta perannya dalam mengambil keputusan. Tujuan sistem informasi manajemen diantaranya adalah untuk merencanakan dan membuat fungsi kontrol yang efektif dan efisien. Adapun ruang lingkup fungsi kontrol dalam sistem informasi manajemen mencangkup aspek-aspek penting sebuah organisasi maupun perusahaan seperti dalam pelaporan (kinerja, finansial, dsb), pengendalian biaya (laba, rugi, kapasitas surplus, dsb), dan statistik produksi (cacat, kerusakan produk, kualitas, dsb). Manfaat sistem informasi manajemen secara umum yakni dapat menyelesaikan masalah dengan memberikan informasi yang cepat dan tepat.

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Konsep sistem informasi manajemen sebenarnya telah ada sebelum munculnya komputer. Tepatnya pada pertengahan abad ke-20, ketika itu masih menggunakan kartu punch pemakaian komputer masih terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun para pengguna masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE).

Pada tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuity dimana dalam mempromosikan generasi tersebut para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer adalah menghasilkan informasi bagi manajemen. Saai itulah mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep sistem informasi manajemen dengan sangat cepat diterima oleh beberapa perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti departemen keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.

Namun demikian perkembangan konsep ini masih belum mulus dan banyak organisasi mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan seperti :

Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer
Kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen
Mahalnya harga perangkat komputer
Terlalu berambisinya para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap

Konsep sistem informasi manajemen terus berkembang hingga Morton, Gorry, dan Keen dari Massachussets Institute of Technology (MIT) memperkenalkan sebuah konsep baru yang diberi nama sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems). Sistem pendukung keputusan merupakan sistem yang dapat menghasilkan informasi yang ditujukan pada isu tertentu yang harus dipecahkan. Perkembangan lain adalah munculnya aplikasi otomatisasi kantor (Office Automation) yang memberika fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan pegawai kantor melalui penggunaan peralatan elektronik.

Akhir - akhir ini timbul konsep baru yang dikenal dengan nama kecerdasan buatan (Artificial Intelligence), yaitu sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa melakukan proses logika menyerupai cara berpikir manusia. Suatu jenis kecerdasan buatan yang banyak mendapat perhatian adalah sistem pakar (Expert Sistem), yaitu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam ruang lingkup tertentu.

Urgensi Manajemen Informasi

Terdapat dua alas an utama mengapa manajemen informasi menjadi hal yang begitu penting, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya kemampuan komputer. Selanjutnya dengan ketersediaan informasi yang berkualitas tentunya juga akan mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (Competitive Advantage) organisasi yang dikelolanya.

Pada masa komputer generasi pertama komputer hanya disentuh oleh para spesialis komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak pernah kontak langsung dengan komputer. Namun sekarang hampir semua kantor paling tidak mempunyai beberapa komputer. Begitupun dengan pemakai sistem informasi manajemen, kini pun tahu bagaimana menggunakan komputer sebagai suatu kebutuhan seperti halnya mesin foto kopi ataupun sebagai alat komunikasi.

Pengguna Sistem Informasi Manajemen

Kelas Informatika - Klasifikasi Tingkatan Manajemen

Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan, yaitu :

Manajer tingkat perencanaan strategis (Strategic Planning), merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran menteri, para eselon I, dimana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkaitan dengan perencanaan strategis yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi.
Manajer tingkat pengendalian manajemen (Management Control), dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah. Mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana strategis yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini misalnya pejabat eselon II, kepala kantor wilayah, kepala dinas, eselon III, dan kepala bagian.
Manajer tingkat pengendalian operasi (Operational Control), merupakan manajer tingkat bawah. Misalnya eselon IV dan V. bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah yang terwujud dalam operasi kegiatan organisasi.

Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam merancang sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer tingkat perencanaan strategis akan lebih banyak menerima informasi yang berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detail. Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi detail, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih rendah.

Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulang-ulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan keputusan yang tidak terstruktur. Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan area fungsinya, pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan peran yang sama dengan berbagai variasi penekanannya.

Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan output yang dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada negara untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera mengetahui Laporan keuangan yang dipublikasikan oleh perusahaan publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi untuk mendukung pemecahan masalah.

Peran Baru Sistem Informasi Manajemen

Perubahan dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari sistem informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital.

Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains, pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk komunikasi dan kolaborasi, akses data dan informasi, partisipasi dalam diskusi, supply informasi, hobi atau bersenang-senang (entertainment) hingga pertukaran transaksi bisnis.

Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:

Organisasi semakin ramping

Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis manajemennya.